Permite la facilidad de acceso a la información, identifica y explica el contenido, como medio para comprender los orígenes de los documentos, permite hacer valoraciones históricas sobre la pertenencia de la conservación de muchos documentos, hacer que el contenido de los archivos sea comprensible para el ciudadano o la entidad que los requiera.
el paso a paso del proceso de descripción:
Planeación: comprende la creación y diseños de formas, formularios documentos, analizáis de procesos y su registro en el sistema de gestión documental.
Producción: se estudia el documento en la forma de producción o ingreso, formato, estructura, finalidad, área para el trámite y resultados esperados
Disposición de documentos: se selecciona el documento en cualquier etapa del archivo para conservarlo temporalmente, permanente o poder eliminarlo
